如何总纂志稿

陈守强

广义的“总纂志稿”，通常包括篇目方案设计、编写规范制定、资料搜集整理、志书初稿撰写、志稿反复修改、志稿评议审定等内容，这是修志前期业务培训的基本任务，侧重于让大家了解和把握志稿编写的全过程。狭义的 “总纂志稿”，一般指将多人分头编写的志稿统编通改纂审加工成完整全稿的过程。一部志稿，下属各单位通过搜集整理资料，都向总编室报送了资料初稿，总编人员要按照分工，将各单位的资料稿进一步编排成正式的完整志稿，这就进入了要求更高、实战性更强的志稿升华阶段，直到定稿发排。根据往常工作经验，针对各类志书的不同实际和共性要求，这里我列出九个题目，和大家讨论“如何总纂志稿”，也可以叫作“志稿编排九化”。

一、技能专业化

志书是传世之作，必须具有一定的专业水准。编排志稿，首先必须有比较专业的志稿编排人员，志稿编排人员必须具备一定的修志专业技能，这是编排任何一部志稿的硬性先决条件。局志总编室或参与总编人员属于修志专业人员，综合素质往往很好或比较好，但专业技能可能会参差不齐。所以需要强调，在着手编排志稿之前，至少要做好3项准备工作，使自己尽快成为掌握了必要的专业技能、有相当专业水准、能够胜任志稿编排业务的志稿编排人员。

1．思想准备：①对修志的指导思想、编纂原则和编写宗旨要有明确的认识，强化自己的历史使命感和责任意识，波澜壮阔的历史巨变正在创造前无古人的伟大奇迹，我们作为这段历史的有幸见证人和实录人，编歪了、录丢了、记得缺东少西、摘得残错百出，肯定既对不起历史也对不起自己。②编史修志者必须有强烈的历史传承意识和时空穿越意识，时刻都要想着我们不仅仅是在记载历史、服务当代，更重要的是在与我们的后人对话，我们笔下流出的白纸黑字，将成为后代子孙们了解这个伟大时代、探求中华民族生生不息发展史的重要依据和凭证，责任大于天。③志书是官书，是国情书、地情书，每个志稿编排人员都必须有强烈的出正品、求精品、争名品经典意识，各尽最大努力，戒免急功近利，克服草率从事，忌惮资料堆砌，少留不留遗憾，共求功德圆满。

2．材料准备：①案头必备局志基本篇目和编纂方案，篇目是编排大纲，方案是编排法则，编排每一部分志稿、编列每一个图表序号，都需要反复查对篇目和编写原则，所有志稿的编排都必须以篇目为逻辑导向，所有篇目的调整思路都必须遵循全志的设计原理。②案头必备技术规范和业务文件，志书具有很大独特性，主要就是有很多讲究，各种技术规定虽不一定都很高深，但方方面面规定数量很大，若对各种规定掌握不牢不仅遇错不改，还会将对改错，所以要将前期工作中形成和业务培训中积累的各种业务技术规定收集起来，常阅便查。③案头应备前届志书或同类、近类志书，随时借鉴参考，或经过比对启迪思路、发现问题、形成新的认识。④要善于使用电脑，网上世界天广地阔，编排志稿遇到的许多疑问，都可以从网上找到答案，对错误的文件发布时间、错误的文件名称、错误的人名地名、固定术语无注等等问题，要会利用电脑——身边的现代海量知识库。

3．技能准备：①编稿技能，主要是对资料的组织、驾驭和逻辑能力，必须按照志书体例要求，熟练掌握志书结构方法、逻辑原理和各种规定。②文字技能，不仅仅需要一般的文字技能，尤其要特别注意掌握对志书语言特定的专业文字要求，不了解志书语言规定，即使文字高手也难得要领。③标识技能，指审改校核标识技巧，首先要熟悉标准改校稿符号（移动、删除、添加、改正等）及其用法，其次是运用改校稿符号要专业，统一采用1981年国家出版局发布的国家专业标准《校对符号及其用法》。

二、资料系统化

系统化是指将特定编排对象按照一定的方式和流程，进行归类、编组、整理和加工，使之成为一个结构合理、排列有序、层次分明、领属严谨的有机整体。将资料系统化，是志稿编排的首要任务和最基本工作。

1．资料系统化的预设关口是严把资料报送关。编排资料的特定工作对象是各单位报送的资料初稿，这就首先有一个严把资料初稿报送关的问题，报送稿子的质量越高，编排起来就越省事。经验丰富的志稿编排人员，往往按分工提前介入各单位的资料初稿撰写实务，要求各单位严格按照篇目方案搜集、整理和编写资料初稿，把大问题消灭在报送之前，直到满意为止，消极等稿或接收敷衍塞责的应景资料，都会使编排工作陷入被动。

2．资料系统化的基本方法是将资料按篇目对号入座。成熟篇目都是按照“横排竖写”原理设计出来的基本方案，是依“横分门类、层层深入、领属分明”逻辑而形成的分类体系，它本身就是将资料系统化的指导大纲，所以编排资料的基本做法就是依照篇目，将资料分门别类、归纳整理、各就各位。如果篇目设计到位，严格按照篇目编排出来的志稿，一般不会走大弯路；篇目设计不到位或者不按篇目编排资料，往往是反反复复折腾、难免走大弯路、局部稿子甚至推倒重来的基本原因。

3．资料系统化的实践难题是深化对资料内容的编排。资料内容是志书的记述实体，是志书具有传世价值的根本所在，也是最耗费编排人员精力、最考验编排人员水平、对志稿编排人员智慧最具挑战性的工作对象。编排实践中大体有3类情况，①篇目方案通常只设计到节，对节下资料内容也即记述实体的微观设计，是不分类进行直接记述，还是再分目、子目、细目、小目几个层次后再予记述，都要由资料撰写人员和志稿编排人员具体完成。②报送来的资料初稿，会有相当部分与篇目方案很不吻合甚至大相径庭，微观资料也会由于不熟悉分类原理而随意堆砌，这必然会使编排人员大费周章。③篇目方案和资料撰写构思都很好，但资料缺项较多，不少重要资料和数据死活搜集不来，而志书要求“横不缺要项、纵不断主线”，这对编排人员来说成为一大难题。

对于以上问题，一般应该坚持几个原则：①按照篇目方案，将资料分类归纳、对号入座。②全志除卷首综述、大事记和卷尾附录可在篇下不设章节外（但不能绝对化，适当情况下也可设章、节），各主体内容篇下资料编排，都应章、节、目齐全。③节下目除个别特殊情况下可按历史阶段、工作程序设立外，一般仍应坚持将节下资料分若干并列事类平行设目。④目下是否设立子目、细目、小目，可视情况灵活处置，但原则是层次越少越好，因为层次越多越细碎繁琐。

三、格式标准化

格式是按照一定规则法度而形成的规格和表现样式。志书是地情资料书，但它不是一般的资料汇编，它是中华民族在2000多年编史修志优良传统中逐步发展、完善和形成的独树一帜的地情资料性著述，它有自己比较系统完整的风格、规格和式样。编排志稿，在有了资料以后，首先必须熟悉编排格式。因为形式是向导，格式就是路线图，是将我们引入实践、成为行家里手的忠实使者。磨刀不误砍柴工，只有熟悉各种格式，才能按照各种标准、一步到位地进行编排操作，才能始终如一地具有清晰的编排思路，才能从一开始就消除各种大大小小、防不胜防的资料硬伤和文字硬伤，才能避免一遍遍地反复折腾。志书格式通常可分4类：

1．排列格式。即必须遵循志书的结构方式。卷首卷尾各辅件的表现方式和排列顺序，体例上的诸大体裁如何摆布和不同体裁的不同记载方式，体式上的篇章节体还是条目体，主体业务的横分门类、层层领属和同一层次间的平肩并立、不缺要项、微观领域子目细目可视情况灵活设置，还有局部如何服从全局等。只有熟悉这些规则，才能知其然也知其所以然。已报送的资料初稿，多与设计要求有不小出入，可先以格式为抓手，然后步步深入进行编排。

2．印刷格式。也可称为印刷版式。不少人认为，篇章节目子目标题的字体字号、顶前居中系版式设计，还有出版社、印刷厂把关，不需要我们多虑。但在实践中，不少人也恰恰因为这个原因，编排志稿迟迟形不成明确思路，摆放资料翻来覆去理不出头绪，不知道节下目序号用一二三、子目用（一）（二）（三）、细目用123、小目用（1）（2）（3）标列，也不知道中国数字后用顿号、阿拉伯数字后必须用圆点、括弧内外都不能加顿号或圆点，也意识不到对待同类事物应采相同格式，比如大事记条目，段首月日就有黑体、有楷体、有宋体、有大有小、有“—”有“～”、有“至”有“到”、前一个“日”字有省有存等，月日之后有接正文、有空一格、有用逗号、还有用冒号等。表格格式、表题格式、图表说明格式等等，不一而足。

3．记述格式。也叫叙事方式或章法。述、记、志、传、录各有不同记述格式，述分阶段记大势大略、忌穿靴戴帽虚夸空论加展望；记要一事一记、记全事件发生要素、说清内含主要事项及其特别标识；志要以时为序记述事物发展始末、但不能一事一段或一年一段编排成流水账；传要首尾记全共同的人物要素、中间主记传主突出的业绩、成就和贡献；录则原文照录重要文献、大事纪考、其他具有特别收录意义或参考价值的资料。

4．表达格式。也可叫语体文字规范或笔法。志书语言，确实有它不同于别的著述的表述方式。语体上采用朴实的白话记述体，那就不能之乎者也、不能倒装比拟、不能夸张溢美等等；文字上对纪年、数字、称谓、时态、计量等等有许多直接和严格的规定，知之不难，违则全为硬伤。

四、记述时序化

我们常讲志书要“横分纵述”“横排竖写”“横不缺主项”“纵不断主线”，这是现代志区别于史的根本的体例原则。其中“横分、横排、横不缺主项”的表现形式即为纲目，而纲目的本质实际上就是我们编排志稿必须紧紧围绕的主题；“纵述、竖写、纵不断主线”的表现形式即为记述实体，而记述实体的本质也就是志稿的资料内容。不难理解，所谓“纵”或“竖”即指“以时为序”，要求除少数具有特定格式的内容外，一般必须按照时间的先后顺序摆放资料，也即记述必须时序化。从表面形式看，“记述时序化”是微观资料的记述格式或编排方法；但实际上，它是引领和联结志稿记述主线的纽带，也是我们编排志稿时打开和把握各种主线的一把钥匙。

1．形式主线。志稿记事，以时为序，这是志书叙事的形式主线。除少数具有特定格式和要求的内容外，绝大部分稿子必须按照时间的先后顺序摆放资料。因为时间是事物的存在形式，时间顺延是一种自然进程，以时间为记事线索无须多费口舌，将时序作为志稿记事的形式主线是一种很自然的选择。记事无时间线索，所有记述都会如乱麻一团。所以我们编排微观资料，首选思路就是要坚持以时为序，要尽可能消除倒叙插叙现象，消除莫名其妙的时间中断、下限不足或超下限现象，消除一事一段的大事流水账式记述方式。

2．内容主线。志书存史，主以记事，事物的发展进程是志书记事的内容主线，也是编排志稿的根本主线，所以我们也必须牢牢把握。但任何事物的发展进程都与时间进程密不可分，所以在编排实践中，我们必须明确两个要旨：一是以时系事，用形式主线引领内容主线，求得时间顺序与事物进程的统一；二是依纲张目，以上位标题作为记述主题，让内容主线紧扣主题大端，补缺删余，详主略次，详转折略枝节，详结果略过程。

3．价值主线。志为传世，修以致用，重存史价值始终都是修志人员心中的道德红线，也是贯穿所有志书的一条价值主线。在志稿编排业务中，为了增加记述的广度与深度，使志稿血肉丰满、图文并茂，我们常常会收录大量微观典型资料或图表照片等。但最常见的现象是，这些资料大量缺少时间要素，或者用“近期”“不久前”“现任”“近一段时间”“今”等无效时间概念，有的还明知故犯地隐去真实时间收录一些超时限的图照文字内容，导致宝贵资料失真或失效，使其存史价值大打折扣。

五、叙事翔实化

翔实意为详细而确实。所谓详细，即周详细致，强调周全详备，并非事无巨细，与缺东少西、缺胳膊少腿相对；所谓确实，即准确充实、真实可信，与空洞、虚假、错讹等相对。对各类事物尤其是相对独立事物的叙述，必须注意各自的周延、完整和翔实性。

1．统一记述尺度。每一部志书都有自己特定的收录主体、收录规格和粗细详略等规定，同类事物的记述方式、内容、详略、篇幅大体都应保持统一和平衡，但各资料提供单位多不严格执行篇目设计要求，各按局部理解报送的稿子通常都有很大差别：设计一节却报来半本书，要求3万字却报来5000字，同是人物条目有写300字有写6000字，省局机构写500字而下属机构写800字，省局领导收至副厅而下属机构收到股级等等，渲宾夺主，尾大不掉，首先必须统一尺度。

2．注意前后照应。紧扣主体不缺要项，围绕主线不残缺中断，事物进程中所涉主要方面要前后一致，事实数据可相互对比，能显示事物曲折发展和起伏变化，首尾要互相照应。比如记述机构改革，第一次改革有批准时间、易名挂牌、内设机构、下属单位、机关编制、领导名表、下辖单位、基层机构等时间、名称、数量变化，第二次、第三次改革也应大体一致，但常见现象是互不照应。

3．记述要素要全。对于各类事物特定的基本构成因素，一般应收录齐全，但由于资料初稿由多家提供等原因，往往很不一致。写独立事件，都必须有时间、地点、人物、事项等；记述入志人物，生年、性别、籍贯、简历、成就等，籍贯中的“省、市、县”3个字不能省略；收录例图照片，说明文字中必须有时间、地点、人物等；插入各种表格，标题和表头中不能缺少时间、事项和计量单位等。

六、语言简明化

编史修志，惜墨如金，这是自古以来的优良传统。现代白话语境虽与古代文言有很大不同，但继承优良传统是方志界的共识，因为“简明”是传世之作的应有之义和基本要求。所以编排志稿，始终都要有强烈的“简明”意识。人们常用“一简二明”来解释“简明”二字，但还必须知道“一简二明”的机理是：简为目标，明为尺度；简是手段，明是目的；以简求明，欲明应简；以明制简，过简不明。

1．崇尚朴实要直述其事。志书文风，崇尚朴实，首重直述其事。也就是要紧扣记述主题，平实道来，少做衬托铺陈，不绕来绕去，不跑题走题，不夹叙夹议，不定性空论，不倒装语序，要消灭繁琐得令人头痛的语句等等。志书就是记事，记事就要用事实和数据说话，要坚持“述而不论”原则，隐观点于事实和数据之中。志记真事，不探索真理！将真人真事和准确数据载入史册，不以己见去误导读者和后人，这是志者大德！编排志稿要尽可能挤水分，去掉原资料中的弯弯绕内容。

2．简洁明快少用形容词。志书语言，简洁明快，要少用形容词包装。收集资料，源出多门，常见大量形容词，有如广告宣传用语，有的就是大话套话，看似词藻华丽、加强了语言气势，实则增添了繁琐程度、且很难经得起检验。如“突飞猛进、辉煌灿烂、雨后春笋、一日千里”等，反复出现“在党委、政府正确领导下”（可全删），记会议经常习惯性出现“重要讲话”（国家领导、省部领导、厅局领导、处科股领导全是“重要”讲话）。编排志稿时，虽不能绝对化地要求杜绝这些形容词，但基本上可以全删。

3．所有字符要能少则少。所有志稿编排人员，应该养成一个职业习惯：在不影响事实表述也不会引起歧义前提下，对于志稿中的所有字、词、标点、符号应该能省则省、能删就删。如稿子中大量的“的”“了”“不仅……而且”，记述机构称谓、获奖名称时使用的大量双引号，大多都不必要，既割裂语句严整性，使段落显得零乱琐碎，又增加麻烦易成错误硬伤。所以历史上有“一字不多，一字不少”“多一字则繁，少一字则残”的习惯传统，邵文杰也曾要求我们“改稿要像拟电报稿一样”。这些工作应从一开始就坚持做，不能等到修改时、定稿时甚至推给出版社去做，等和靠并不现实，所有麻烦最终仍会回到自己面前。

七、文字规范化

所谓志书文字规范化，无非就是对志书中经常出现的一些特定字、符、概念，通过制定统一标准和要求而强制推行实施的过程。志书语言与其他著述的明显区别，不仅在于文风朴实、语言简明方面，而且还表现在方志特有的大量文字规范上。这些规范在别的著述中不一定必须执行，违背了也不一定算错，但在志稿中违背了就成常识性硬伤。这就是许多行业高手甚至学术大家，初修志时照样会错误连篇的原因。所以编排志稿也应该从一开始就高度重视。

1．要遵守国家统一标准。所有志书在总体设计时，对于志稿中的简化字、标点符号、计量单位、纪年、数字、称谓等都会提出明确要求，执行国家规定标准。这些要求在成书时，一般都明确收入《凡例》中。但实际上，所有志书都完全做到实属不易。

比如称谓，一部稿子中既有“中共河南省委、河南省人民政府”，又有“中共河南省委、河南省政府”、“中共河南省委、省政府”、“河南省委、河南省人民政府”、“河南省委、省政府”、“省委、省政府”等十多种表述方式，除第一种规范表述、最后一种在特定前提下可以简称外，其余都不规范甚至有错，都足以让后人费些周折也难明白就里。

又如计量单位，有些志书由行业性质决定，稿子中有大量的计量单位，使用汉语文字还是字母符号，国家标准中虽有硬性规定，但也有科技类著述与人文类著述可有不同用法的灵活空间，加上不同的行业对文稿、表格、图照说明中的计量单位用法的不同习惯，足以导致一部志稿、一些段落甚至一些表格中，都会出现大量五花八门计量单位的共存现象。我们通常把志书视为人文著述，除极少数特定情况下使用字母符号外，一般都统一采用汉字，每部志书都应在不违国家统一标准前提下有自己的明确规定。

再如标点符号，志稿中出现频率很高的一个句式是“其中……”。“其中”之前是用逗号还是句号，引起“其中”之后该用逗号、冒号、无号连述以及再后文字中的顿号、逗号、分号、句号等相关变化。我曾经收集了12种不同的“其中”句式，没有一个不存在标点符号错误的。还有一个志稿中常见的分号句式，有些人习惯性地经常使用，但往往不注意在分号句式中不能再夹杂句号。

2．约定俗成的志书语言标准。志书是官修传世之作，由其不同于其他著述的特性决定，方志界也自然地遵守着一般的机关文案常规，或约定俗成地形成许多特定文字规范。这些规范多数分散于各地修志的具体文件规定中，但也有些潜移默化为方志工作者的职业习惯。

比如“党委、党支部、书记、党员”，在许多机关文稿中都不是问题，但在志稿中就必须标明“中共”，因为还有民主党派，若干年后中国的政党制度会发展成什么状况谁也不清楚，应该留下让后人看懂的余地。

又如照片收录，二轮修志常见志稿，翻开就是在职领导人特写照片、在职领导班子照片、新办公大楼，志中每个企业选介一上去都是放大的现职领导标准照、领导班子合影照，高清照片都很漂亮，说明文字或志稿记述文字中，在领导名字之后特意加上“同志”二字，以显得特别尊重和亲切，这在宣传画册或一般书稿中没有任何问题，可在志书中，连许多专业修志人员都不知道，胡乔木曾非常生气地专门批评为“不适当的政治化倾向”，后人怎么看恐怕也很难说。

再如文件号（×办〔1998〕2号）中的年份括注符号，部门志、行业志记述中注明文号是好做法，但符号必须规范统一。我曾改过一部800页的志稿，注明文号数达4000多处却不统一，许多章节每页都有二三十处，但同页同段中既有使用［］〈〉也有使用（）【】的，说明写稿人审稿人压根儿就不懂，五花八门明显也成硬伤，应按规定统一改为〔〕。

八、内涵最大化

修志中人们常说要“文约事丰”，意即文字简约记事丰富，以求志书内涵最大化。这是一种比较高的思想境界，说说不难，做到不易，不仅要立足点高、充分占有资料、文字功底厚、编排技能娴熟，而且还需要熟知往事背景、对所记事物有全方位的了解把握甚至亲身体验。追求内涵最大化，为文约事丰而努力，一般应从如下方面着手：

1．要有强烈的类意识。设计篇目的要义是科学分类，编排志稿的要义则是取材归类，前者抽象后者具体，分类归类正是志稿分门别类的两个侧翼，从抽象到具体也正是编修志书的两大重要阶段，所以编排志稿必须有强烈的类意识。在类意识引导下，志稿基本篇目中的所有标题，首先都是事类标题而非事件标题；志稿记述实体中的所有资料，首先都是森林组合而非树木独立。唯此才能使篇目简洁明快具有概括性，使志稿类属分明具有系统性；才能条理各类资料的相互纠结和绞缠，而不至于陷入对微观事物的过细过碎记述。

2．强化抓大端能力。志稿编排人员，要有一定的资料驾驭本领，必须强化抓大端能力。对自己所面对的大量材料，要善于抓主题、抓主线、抓综合，对微观资料要多概括、多归纳、多提炼。有些县志稿中记述县委、县政府机构，一上去就是县委办公室、县政府办公室，然后就是这个科那个股，而县委、县政府的权力机构、决策机构、常务机构却只在总述和附表中有所反映；省直一些厅局的部门志稿不止一家也出现过同类的本末倒置现象。

3．要敢于删繁就简。志书是资料书，但并非事无大小、巨细皆收。所有志书编纂方案中，一般都规定有明确的收录标准和详略尺度。虽然各单位搜集资料不易，但所提供的资料初稿往往宏观综合不足、微观翔实有余，有的资料远离记述主题，也有的收录背景资料或评价议论解释过多过细。编排这些稿子，首先要敢于删削简化、忍痛割爱，其次要通过综合概括提炼，或计数或列表，使稿子详略得宜地点到并涵盖大量微观事物。

九、重复最小化

志书内容的交叉重复，是志书中的三大突出问题之一。交叉是指内容的相互联系、相互渗透，志书收录内容浩繁，必然出现大量的交叉现象。重复是指同一人同一事在志书中多处记载反复出现，从事物的普遍联系性以及志书为现实服务角度看，重复记述在一定程度上是需要的，但较多的重复记述往往不仅浪费大量的劳动，而且严重损及志书质量，臃肿拉杂，重叠冗长，使人读来乏味，所以整章、整节、整段的重复必须消除，整体上应该努力使重复最小化。

在一部志书内部，有篇目、内容、文表的交叉重复，有大事记、人物、机构、专业记述的交叉重复，有总述、概述与分项记述的交叉重复等。方志界公认“事以类从，专题贵专”是解决志书交叉重复问题的基本原则。实践中力求重复最小化的方法主要有四个具体环节：设计中科学分类是避免重复的基本前提；撰稿中详主略次是避免重复的重要方法；编纂中合理归口是消除重复的关键环节；定稿前删节注引是消除重复的补救措施。

虽然《×××志》稿已走过了篇目设计和资料初稿撰写两个环节，目前按进程编排志稿似乎已到了第三个关键环节，但第一个环节设计的篇目见之于资料后仍处于修改变化过程之中，第二个环节由各单位所提供的资料初稿并不等于志书初稿撰写工作的全面完成，我们应该根据各部分稿子的不同情况，采取不同的解决方法，处理好志稿内容的交叉联系，尽力消除不必要的重复记述。

2013年7月8日

（作者：《河南省志》执行副总纂、河南省志工作处处长）

附参考资料：

志鉴编写注意事项40条

（陈守强汇编，仅供参考）

1．志鉴一律用第三人称行文（引录原文除外）。涉及中国、中国共产党、中国人民解放军、河南省等，应直书其名，不称“我国”、“我党”、“我军”、“我省”、“我公司”等代称。

2．名称、简称和术语要规范。“文化大革命”应加引号，不能简称“文革”、“文化革命”；林彪反革命集团、江青反革命集团不加引号；蒙古族不能简写为“蒙古族”；内蒙古自治区不能简称“蒙”。

3．书写人名，首次出现时，写明身份，以后直书其名。不加“同志”、“先生”等称谓。必要时名前可加党政职务、名后可加专业技术职务。

4．机构、会议、文件名称，第一次出现时使用全称，并在括号内加注简称。使用“党委”、“党支部”或党内职务称谓时，要写清楚是中共还是民主党派等。中共十—届三中全会不能简称为“十—届三中全会”或“三中全会”。

5．市人大常委会不能简称为“市人大”。“市人大”是市人民代表大会的简称，市人大常委会是其常设机构。

6．公安部门逮捕、人民法院一审判决者称犯罪嫌疑人，不能称罪犯，因为一审判决后还有10天上诉时间。法院终审判决后称罪犯。

7．外国国名、人名、地名、机构名、政党名和报刊名，以新华通讯社的译名为准。无新华社译名者，用国内通用译名。

8．条目采用记述体。年鉴单一性条目一般不分自然段。

9．少用附加句。要多用主谓句，少用定语、状语、补语等附加成分；多用实词，少用副词、助词、形容词、感叹词、夸张词等。

10．少用“了”、“的”二字。“了”是时间助词，表示为过去完成时态。但志鉴所记皆为已发生事，整部书的内容都已“了”。“的”字也是助词，文稿中出现频率很高，可用可不用者往往使语言显得松懈拉杂。故许多“了”、“的”都可去掉。

11．入志鉴人员的姓名、职务须核准无误，力戒使用别字。

12．引用文件或领导讲话须同原文核对。

13．民主党派的排序应按规范，不应随意变动。

14．事涉全局的重大事项如体制改革和重大奖励等由有关单位统一提供，集中刊发，不刊发个别单位的不完整信息。

15．慎用“弥补历史空白、第一、最大、最早、达先进水平”等评价。

16．工程项目在同一年度内开工、竣工的要集中在一个条目中记述。

17．重大政治历史事件和活动一般在年鉴卷首集中记述。

18．外事往来、物价调整等具有共性的事务，集中在“外事”、“物价”栏目记述。

19．港、澳、台事务应从“外事”、“外贸”等类目中分出单列。

20．条目中一般不收录预测性、展望性内容。

21．领导职务变动，前后任两人全记，并要注明月份和任、免、辞、退、撤等不同情况。

22．年鉴中凡当年事情，均直书月、日或年内，不再写年份。

23．时间表述要写明具体时间，不用“目前”、“现在”、“最近”、“不久”、“近期”、“以来”等不确定的时间。

24．年份不能简写，1999年不能写成99年。

25．公历的世纪、年代、年、月、日、时间、年龄、部队番号等使用阿拉伯数字。

26．各单位上报稿件，应同时报送电子文档。

27．年鉴条目撰稿人署名要置于文后加括号，署真名不用笔名，一般不以单位署名。

28．年鉴专文作者的现任职务置于文后加括号。

29．使用数字，遵照1995年12月13日《出版物上数字用法的规定》执行。见《语言文字规范手册》(1996年重排本)，语文出版社编，1997年9月出版。

30．计量单位，遵照国务院1984年2月27日颁布的《中华人民共和国法定计量单位》的规定，使用法定计量单位，不用已经废除的单位。

31．图片文字说明要注意标明时间。

32．年鉴广告性图片内容必须真实、健康、清晰、明白。

33．年鉴广告性图片不得刊有中国国旗、国徽、国歌标志的内容。

34．不能以领导人名义或图像做广告，不刊发香烟广告。

35．刊发领导人照片，头部、身体及重要部位不能剪裁。

36．除统计部门提供的统计表称“统计表”外，其他表统称一览表。

37．全局性统计数字以统计部门公布的数字为准，各部门单位的统计数字以各单位核定的数字为准。

38．撰写稿件须经撰稿单位负责人审查签字并加盖公章后上报。

39．初审来稿要对观点、史实、体例、文字、图表等全面审改。

40．终审定稿要对全稿加强统审通改。